La diferencia entre Excel y Access 2º parte, tienen que ver con la Integridad Relacional que tiene Access y que Excel no tiene.

Ambos programas manejan tablas, eso ya lo sabemos, y esas tablas pueden o no estar relacionadas. Por ejemplo, en una base de datos de un colegio, pensemos en una tabla de familias y otra de alumnos y otra más de profesores. Los alumnos serian los elementos de una tabla final, de forma que cada alumno estaría relacionado con una familia y con un profesor.

Así, se dice que entre la tabla familias y la tabla alumnos existe una relación de uno a varios, es decir, cada familia puede tener varios hijos en el colegio. Lo mismo con los profesores, que la relación seria de uno a varios entre la tabla de profesores y alumnos. Observa como entre la tabla de familias y profesores no existe relación alguna.

Esta integridad relacional, diferencia entre Excel y Access, no existe como tal en Excel, y confiere a Access una robustez que Excel no tiene. Esto permite, por ejemplo, que al eliminar una familia, automáticamente se puedan eliminar todos los alumnos, hijos, de esa familia. Así, se pueden establecer reglas mas estrictas o menos estrictas en las relaciones de las tablas, según nos convenga.

Existen otro tipo de relaciones entre tablas, como de uno a uno. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una tabla de expedientes académicos. En este caso se establecería una relación uno a uno, entre la tabla alumnos y la tabla expedientes, a través del campo CODIGO.

Disponer de esta Integridad Relacional robusta, diferencia entre Excel y Access, nos permite, además de tener muy bien organizados los datos, realizar consultas, formularios e informes con gran facilidad, pues en cuanto invoquemos, por ejemplo, el CODIGO del Profesor, dispondremos lateralmente del resto de campos de registro correspondiente de forma muy visual y sencilla.

Termina aquí este análisis sobre la diferencia entre Excel y Access 2º parte, esperamos que te haya sido clarificador.

La diferencia entre Excel y Access 1º parte se centra en como ambas herramientas de Office manejan tablas, es decir bases de datos, pero la manera de hacerlo presenta numerosas diferencias. Si queremos decidir entre utilizar Excel o Access debemos de conocer cuáles son sus diferencias, no ya sobre su funcionamiento, sino más bien sobre sus prestaciones. Vamos a ello.

La principal diferencia entre ambas aplicaciones es que Access trabaja directamente sobre el disco duro, mientras Excel trabaja en memoria. Observa como Access no tiene un botón de Guardar, pues cada vez que realizas un cambio en cualquier dato, todo se guarda directamente en el disco duro, mientras que Excel trabaja en memoria. Esto significa que Excel carga el libro en memoria, allí almacena cualquier cambio que realicemos en él y posteriormente lo guarda cuando decidimos guardar.

Si estamos trabajando en Excel y no hemos guardado y se va la corriente eléctrica todo el trabajo que llevamos realizado hasta ese momento se pierde. En Access, por el contrario, eso nunca puede ocurrir, pues el dato, al ser guardado en tiempo real, da lo mismo que se bloquee el ordenador o se vaya la corriente, las tablas se habrán actualizado.

Este funcionamiento tiene consecuencias y marca la diferencia entre Excel y Access. La más importante es que una tabla de Access puede ser actualizada simultáneamente por varios usuarios a la vez ubicados en distintos ordenadores. Ambos pueden acceder a los datos de esa tabla y actualizarlos y si ambos pretender actualizar la misma fila a la vez, Access nos advertirá de que otro usuario la tiene y esta operando con ella, y todo sucederá fluidamente. Para un departamento de marketing, por ejemplo, donde varios usuarios actualizan los datos en tiempo real una base de datos a través de una red, esto es importante y con Excel no seria posible, pues una vez que un usuario abre un libro ya lo tiene en exclusiva, y los demás sólo pueden abrirlo en modo lectura.

Esta diferencia entre Excel y Access 1º parte te ayudará a elegir entre ambos para saber cual de los dos es la aplicacion que mejor se adapta a lo que necesitas.