Diferencia entre Excel y Access, 1º parte

Ambas herramientas de Office manejan tablas, es decir bases de datos, pero la manera de hacerlo presenta numerosas diferencias. Si queremos decidir entre utilizar Excel o Access debemos de conocer cuáles son sus diferencias, no ya sobre su funcionamiento, sino más bien sobre sus prestaciones. Vamos a ello.

La principal diferencia entre Excel y Access funcional entre ambas aplicaciones es que Access trabaja directamente sobre el disco duro, mientras Excel trabaja en memoria. Observa como Access no tiene un botón de Guardar, pues cada vez que realizo un cambio en cualquier dato, todo se guarda directamente en el disco duro, mientras que Excel trabaja en memoria. Esto significa que Excel carga el libro en memoria en su totalidad, allí almacena cualquier cambio que realicemos en él y posteriormente lo guarda cuando invocamos la opción de guardar. Si estamos trabajando en Excel y no hemos guardado y el ordenador se bloquea o se va la corriente eléctrica todo el trabajo que llevamos realizado hasta ese momento se pierde. ¡Cuántas veces nos ha pasado eso!. En Access, por el contrario, eso nunca puede ocurrir, pues el dato, al ser guardado en tiempo real, al producirse el cambio, da lo mismo que se bloquee el ordenador o se vaya la corriente, las tablas se habrán actualizado al último valor.

Excel vs Access

Este funcionamiento tiene consecuencias e implicaciones varias y marca la diferencia entre Excel y Access. La mas importante es que una tabla de Access puede ser actualizada simultáneamente por varios usuarios a la vez ubicados en distintos ordenadores, incluso en distintas ubicaciones. Ambos pueden acceder a los datos de esa tabla y actualizarlos y si ambos pretender actualizar la misma fila a la vez, Access nos advertirá de que otro usuario la tiene y esta operando con ella, y todo sucederá fluidamente. Para un departamento de marketing, por ejemplo, que varios usuarios actualizan los datos en tiempo real una base de datos a través de una red esto es importante y con Excel no seria posible, pues una vez que un usuario abre un libro ya lo tiene en exclusiva, y los demás solo pueden abrirlo en modo lectura.

Esta diferencia entre Excel y Access te ayudará a elegir entre ambos para saber cual de los dos es la aplicacion que mejor se adapta a lo que necesitas.

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